بدست آوردن ارقام
در مقالات پیشین به این که چرا باید مدیریت مالی وجود داشته باشد، برنامه ریزی در مورد اهداف و چرایی های بودجه صحبت کردیم. حال باید سری هم به ارقام بودجه بزنیم، درآمد‌ها و هزینه‌ها را محاسبه و برآورد کنیم.
الف) شما می‌توانید با ایجاد یک لیست از تمام منابع مالی خانوادگی‌تان و مقادیر آن شروع کنید. در مواردی چون میزان دستمزد (بعد از پرداخت مالیات)، حق کمیسیون‌ها، میزان درآمد شغل آزاد، مزایای مالیات بر کودک، حقوق بازنشستگی و سایر درآمدهای منظم‌تان را درج کنید.
ب) در قدم بعدی شما مخارجی را درج کنید که دارایی خود را برای آن صرف کرده‌اید. این موضوع می‌تواند دشوار باشد. این امر در مورد بسیاری از افراد صدق می‌کند آنها به وضوح به منابعی که درآمد خود را از آنجا کسب می‌کنند و مواردی که آن را مصرف می‌کنند آگاهند. هزینه‌ها شامل تمام اقلامی می‌شوند که شما برای آن پول خرج کرده‌اید. تمام آنچه که شما به عنوان هزینه به آن نگاه می کنید ( خرید لوازم خانه، مواد غذایی و هزینه‌های حمل و نقل ) می‌تواند در این لیست گنجانده شود. پس‌انداز برای روزهای سخت، پرداخت بدهی‌ها، بیمه عمر و … شامل تمام این هزینه هاست.
اگر آرشیوی از هزینه‌های خود را داشته باشید، می‌تواند بهترین مکان برای شروع باشد. بسیاری از مردم هزینه‌هایی که مصرف کرده‌اند را آرشیو نمی‌کنند. بنابراین ممکن است به جمع آوری اطلاعات مربوط به صورت‌حساب بانکی یا کارت اعتباری، چک لیست‌های پرداخت شده، صورتحساب‌ها و یا سایر رسیدها مجبور باشند. اگر شما معلوماتی در مورد زمان‌های پرداخت هزینه‌ها در دسترس ندارید در این‌صورت با استفاده از یک دفتر ورودی اقلام می‌توانید شروع به درج تمام هزینه‌های مصرف شده کنید و این دفتر را همیشه با خود نگه دارید و به جمع آوری صورت‌حساب‌های معاملاتی که انجام می‌دهید بپردازید. (چگونگی بررسی هزینه ها را می توانید در این فایل پی دی اِف مشاهده کنید.)
مهم اینجاست که در نظر بگیرید تمام هزینه‌های شما بر مبنای هزینه‌های هفتگی و ماهانه است همچون هزینه سوخت برای ماشین، تهیه مواد غذایی، پرداخت قبض آب، برق و گاز. به همین منوال باید هزینه‌های فصلی و سالانه شامل هدایا، هزینه‌های تعطیلات، تعمیرات خانه و لباس و … باید در طرح بودجه ما گنجانده شوند. (برای محاسبه کردن مقادیر ماهیانه در قسمت هزینه‌های سالانه باید مقادیری را که در هر بخش در یک ماه به مصرف رسانده‌اید، تقسیم بر عدد ۱۲ کرده تا رقم مورد نظر بدست آید.)
نکته‌ای که در اینجا باید به آن اشاره کرد این است که روند نظارت بر درآمد و هزینه‌ها به صورت سازمان یافته، حسابداری نامیده می شود. این مورد پایه و ستون در هر نظام مالی است خواه شخصی باشد خواه یا یک کسب و کار.
بیش از حد به خودتان و به دیگران سخت نگیرید
از این معلومات تنها به هدف قضاوت کردن در مورد هزینه‌ها و درآمدتان استفاده نکنید. حالا وقت آن رسیده که یاد بگیرید در حال حاضر از دارایی خود چگونه استفاده کنید در چنین موقعیتی شما آمادگی دارید تا اهداف مالی‌تان را عملی سازید.
در این مورد بیشتر بخوانید: چک لیست بودجه (بخش اول) - چرا باید مدیریت مالی وجود داشته باشد؟ چک لیست بودجه (بخش دوم) - بودجه چرا و چگونه! چک لیست بودجه (بخش چهارم) - جدول یا اِسپرِد شیت بودجه شما! چک لیست بودجه (بخش پنجم) - تجدیدنظر و تعدیل در بودجه! چک لیست بودجه (بخش ششم) - کجا طرح بودجه بیشتر اهمیت دارد؟!